اليوم التالي .. أقصى موعد للرد على البريد الإلكتروني في العمل

ينبغي على الموظف عدم ترك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل دون رد لفترة طويلة. وأوضحت مارتينا دريسيل، مدربة إتيكيت الاتصالات بمدينة دريسدن شرقي ألمانيا، أنه ينبغي أن يتلقى العملاء أو زملاء العمل رداً على رسائلهم في اليوم التالي على أقصى تقدير. وإذا احتاج الموظف وقتاً أطول من ذلك، فينبغي عليه ألا يترك العملاء أو الزملاء ينتظرون طويلاً دون توضيح سبب ذلك.

وتنصح دريسيل الموظف، قائلة :"اكتب في البداية رسالة مؤقتة لتبين أنك منشغل بالموضوع".

ويتعين على الموظف أن يحدد في رسالته بدقة أقصى موعد سيرسل فيه رداً إلى العميل أو الزميل. وأوضحت دريسيل، مدربة إتيكيت العمل المتخصصة في الاتصالات الإلكترونية، كيفية صياغة الرسالة بقولها :"ينبغي ألا يكتب الموظف «سأرسل لك رداً في أقرب وقت ممكن»، ولكن «فضلاً، انتظر ردي في موعد غايته الاثنين الساعة 12.00»".

ويتوجب على الموظف الالتزام بهذه المدة، لذا ينبغي ألا تكون المدة القصوى المحددة قصيرة. وأضافت دريسيل :"إذا أرسل الموظف رداً قبل الموعد المحدد بيوم، فسيسعد العميل أو الزميل بذلك. أما

إذا وصل الرد في اليوم المحدد ولكن في وقت متأخر، كأن يصل الساعة 23.39 مثلاً، فسيكون العميل أو الزميل محبطاً".

وأشارت دريسيل إلى أن الرسالة المؤقتة ينبغي أن تتضمن بالإضافة إلى ذلك سبب احتياج الموظف لمزيد من الوقت. ومن أمثلة الأسباب الوجيهة التي يمكن أن تتضمنها الرسالة المؤقتة أن الموظف يتعين عليه الرجوع في هذه المسألة إلى زميل آخر قبل الرد.

وعلى العكس من ذلك، يترك الموظف انطباعاً سيئاً لدى العميل أو الزميل الذي ينتظر الرد، إذا أرجع سبب احتياجه لمزيد من الوقت إلى أن الاستفسار «مُركب جداً» أو «مُعقد للغاية». ولفتت دريسيل إلى أن العميل أو الزميل يمكن أن يفهم ذلك بسهولة على أنه نقد غير مباشر؛ إذ أن هذا الرد ليس له ترجمة أخرى سوى :"ما هذه الأسئلة البلهاء التي تطرحها؟".